こんにちは。まさおです！
早いもので、ついに11月がスタートしました。今年も残すところあと60日です。入試に向けたラストスパート、一気に駆け抜けていきましょう。
ところで、入試に必要なのは学力だけではありません。実は事務手続きが意外と大変です。事務手続きに不備があると学力以前の問題で合格を逃してしまうことも。
今回は「入試に向けた情報管理の仕方」について取り上げます。
◆今年はコロナで募集要項をPDFのみで配布する学校も多い
⇒紙だけでなく電子データの管理が必要。パソコンがあるならパソコンを使うのがベター。
⇒スマホで管理する場合は、情報の見落としなどがないように細心の注意が必要。
◆情報は必ず原本で確認。複数の目で見えるようにしておくと勘違いも防げる。
⇒特に出願締め切り・学費延納手続き締め切り・学費納入締め切りに注意。
⇒必要に応じてコンビニ印刷などを活用して紙に印字しておくことも必要。
コロナですっかり変わった出願手順
これまで、新型コロナによる入試への影響は学習時間の減少に伴う、試験日程の配慮や試験範囲の配慮が主に扱われてきました。
一方で、入試の出願手続きなども多くの学校で紙の募集要項を辞めて、PDFによる配布のみに変更されています。
紙の募集要項の作成や流通が感染リスクを高めるということもあるでしょうが、紙の印刷・輸送等にかかるコストの削減や印刷工程を省くことでスケジュールをぎりぎりまで後ろに倒せるなど、学校側にも大きなメリットがあります。
書類の管理も大変ではありましたが、PDFデータの管理は慣れない人にとってはもっと大変だと思います。
入試関連の情報が全てデータになって紙がなくなるまであと10年くらいかかると思っていましたが、コロナの影響で一気に時計が進んでしまった状態です。
データ管理に慣れない人は、周りの人に助けを求めてでも正しい情報を管理できるように留意した方がよいと思います。
志望校の募集要項が紙であるかをチェックし環境を準備
受験用抵抗が決まったら募集要項が紙媒体によるものか、PDFデータのみかをきちんと確認しておきます。PDFのみの学校が少なければ、その学校のPDFのみプリンタやコンビニ印刷などで印刷をしておくことで、従来の紙を中心とした情報管理が可能です。
一方で、多くの学校がPDFのみの募集要項しかない場合は、入試情報を管理する環境を一つ用意した方がよいでしょう。
自宅にパソコンとプリンタがある場合
自宅にPCとプリンタがある場合は、情報管理をするPCを1台決めて、その中に入試情報管理用のフォルダを学校単位で作っておくことをお薦めします。
重要な書類はモノクロでよいので、プリンタで印刷をしておくことをお薦めします。特に募集要項のスケジュール・手続き上の留意点などの記載ページは印刷しておいた方が便利でしょう。
自宅にパソコンはあるがプリンタはない場合
PCが自宅にある場合は、やはり情報管理用のPCを１台決めて、学校別にフォルダを作って必要な情報をそこに入れるようにしましょう。
入試スケジュールなど募集要項上の重要なページは、コンビニ印刷を使うか、USBメモリに必要なPDFをいれてコンビニで印刷するとよいでしょう。
【主要コンビニの印刷サービス】
セブンイレブン
ローソン・ファミリーマート・ポプラ
上記リンクから各コンビニの印刷サービスの紹介ページに飛べます。
自宅にパソコンがなくスマホで管理する場合
パソコンがない場合はスマホで情報管理をすることになります。パソコンと違って画面が小さいため、PDFファイルが見づらくなるのが欠点です。
安いPCでもよいので、1台買えるなら買うのもよいですし、PDF画面を閲覧するときにTVなどの大画面に映すように工夫するのもよいでしょう。
【スマホで募集要項を管理する際の留意点】
１．ラインなどを使い家族でPDFを共有するようにして一人で抱えない
⇒一人で抱えると情報の見落としなどがあった場合に責任が重いので、家族みんなで管理した方がよいです。スマホアプリのOneDriveやGoogle Driveを使うなどするとより共有がしやすいです。。
２．重要な書類はコンビニなどで印刷を行う
PCでプリンタがない人と同様で、コンビニなどで印刷をしておいた方がよいでしょう。
スマホ画面でPDFを見る場合、PDFはスマホ画面に合わせてレイアウトを変えてくれないため、字がとても小さくなります。小さい字は見落としの原因になりますので、印刷をするか大画面に表示をするとよいでしょう。
テレビにスマホの画面を表示することもできますので、複数の目で読みながら情報をチェックすると抜け漏れがなくなります。
情報収集は必ず原本から
募集要項などのチェックで重要なことは以下の通りです。
１．スケジュール
・出願方法と締切
・学校の先生に依頼しないといけない書類の入手締切
・入試当日のスケジュール
・合格発表のスケジュール
・入学手続きの締め切り（学費延納の手続き締め切り）
２．準備物
・出願書類の記入上の留意点
・出願に際して用意しなければならない書類の有無
・入試当日の持ち物で留意しておくべきものがあるか
必要な情報はすべて募集要項に書いてあります。読むか読まないかは受験者次第なので、１字１句漏らさずに音読するくらいの慎重さが必要です。
この中の重要事項をスマホのスケジュールアプリや手帳などに書き写すわけですが、複数の目で間違いがないかチェックするまでは、転記したものはあくまで参考という位置づけにし、必ず原本を見る習慣をつけましょう。
過去に締切の転記ミスで手続きができなかった事例を複数見てきました。受験生が頑張っても保護者の手続きミスで入学ができないとなると、相当深い傷を負うことになります。
誰か一人が全ての責任を負うことにならないよう、家族みんなでチェックすることが大事です。
まとめ
入試は後にも先にも代わりのない一発勝負です。事務手続きの不備がその一発勝負に水を差さないよう細心の注意を払いましょう。
やはりスマホのみでの情報管理は相当慣れた人でも危険だと思います。一覧性を確保できるPCなど画面の大きな端末を使うことをお薦めします。
・スマホでの情報管理は危険が付きまとうので、できるだけPCを準備し画法がよい。
・スマホで出願関連の情報を管理する際は、大型テレビにPDFを表示するなど工夫をする。
・スマホで情報管理をする場合は、家族複数名で情報共有をし相互チェック体制をとる。
・スマホでもPCでもプリンタがない場合は、重要書類はコンビ人頭で印刷をする。
・転記した情報を疑い、情報確認は必ず原本で行う習慣をつける。
⇒複数名がチェックして間違いがないことが確認された書類なら転記物でもOK
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